Salah faham kita tentang bersistem & teratur/tersusun ni adalah kita ingat ianya mestilah sesuati yang canggih, dan kosnya mesti beribu.

Saya menyusun semula workflow cara kerja tim jualan syarikat hanya dengan Google Form sahaja.

Bagi anda yang baru tahu, Google Form adalah salah satu komponen Google Drive sebaris dengan Google Sheets (excel), Google Docs (word) & Google Slides (ppoint).

Study case: Tim jualan

Setiap orang dalam tim jualan akan mengumpulkan alamat selepas mengambil tempahan pelanggan menerusi Whatsapp.

Selaku admin, saya perlu kumpul, susun dan menterjemah semua data (alamat) untuk diproses.

Saya tunjukkan workflow asal, bagaimana kerja ini dilakukan.

Workflow asal

  1. Tim jualan layan pelanggan.
  2. Pelanggan bagi alamat.
  3. Tim jualan kumpul alamat.
  4. Tim jualan whatsapp alamat kepada admin (saya).
  5. Admin susun semula data dalam Excel.
  6. Admin ekstrak data untuk cetakan borang Poslaju.

Perasan tak step 3-5 yang saya Bold-kan. Kebocoran sumber tenaga & pembaziran masa berlaku sangat dahsyat di sini. Kerja yang sama dibuat berulang-ulang kali.

Kenapa saya kata begitu? Lihat.

Selepas tim jualan (tim) copy paste alamat kumpul dalam notepad > tim copy paste alamat ke admin (saya) > admin susun data > admin copy paste ke Excel.

Masalah yang timbul

Masalah berlaku pada 2 perkara.

(1) Bazir masa dengan copy paste berulang-ulang kali oleh orang berbeza.

(2) Bazir tenaga kerja kerana 2 orang terlibat melakukan kerja berulang-ulang kali.

Google Form: Penyelesaian

Bagaimana Google Form menyelesaikan masalah ini?

Tengok workflow baru di bawah.

Saya Bold-kan step yang telah menggantikan step-step yang di-Bold-kan di atas.

Workflow baru!

  1. Tim jualan layan pelanggan.
  2. Pelanggan bagi alamat.
  3. Tim jualan key-in alamat di Google Form.
  4. Admin ekstrak data untuk cetakan borang Poslaju.

 

salah satu Google Form untuk tim jualan.
data terus tersusun dalam Excel Spreadsheet / Google Sheet.
copy & paste sahaja sebelum diterjemah kepada .csv
Template borang Poslaju sedia untuk dicetak.

Apa yang berbeza?

Mari saya beritahu, improvement yang sangat jelas saya dan tim alami.

  1. Tim jualan terus key-in alamat ke Google Form, bukan kumpulkan dalam notepad.
  2. Tim jualan secara tak sengaja dah menyusun data ie. nama, no tel, alamat & item ketika mengisi form.
  3. Tidak bazir masa dengan copy paste semberono.
  4. Tenaga kerja diagihkan dengan efisien. Kerja yang sama (copy paste) tak diulang berkali-kali. Setiap orang buat kerja lain-lain.

Dan semua ini dicapai secara percuma! Tanpa perlu keluarkan sebarang kos.

Ya! Google Form boleh digunakan secara percuma. Hanya perlu create akaun Gmail, gunakan Google Drive dan anda sudahpun bersedia menggunakannya.

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.